Kỹ năng quản lý dự án là một trong những yếu tố quan trọng nhất để trở thành một nhà quản lý giỏi. Bài viết dưới đây, mình sẽ chia sẻ đến bạn 10+ kỹ năng quản lý dự án hiệu quả mà bất kỳ nhà lãnh đạo nào cũng nên sở hữu. Tham khảo ngay nhé.
Xem Nhanh
Quản lý dự án là gì?
Quản lý dự án là việc áp dụng kiến thức chuyên môn, kỹ năng cá nhân và các công cụ cụ thể để đáp ứng tất cả các yêu cầu của dự án. Ba yếu tố hội tụ trong PM sẽ được hiểu là:
- Về chuyên môn: Giám đốc dự án là người có chuyên môn sâu rộng. Ngoài ra, họ cần hiểu các lĩnh vực liên quan trực tiếp đến các dự án mà họ quản lý.
- Về kỹ năng cá nhân: Quản lý nhân sự, khả năng làm việc, nhạy bén với sự thay đổi… là những kỹ năng mà người quản lý dự án cần có.
- Về công cụ cụ thể: mọi ngành, mọi lĩnh vực sản xuất sẽ có một công cụ đồng hành phù hợp. Công việc của nhà quản lý là vận hành các công cụ này để dự án đạt hiệu quả cao nhất.
Việc quản lý dự án quan trọng thế nào?
Ngành phát triển phần mềm đã có từ rất lâu, nhưng việc phát triển phần mềm và quản lý dự án chưa bao giờ hết thách thức và khó khăn.
Các phương án quản lý dự án truyền thống có nhiều nhược điểm, chẳng hạn như yêu cầu lập kế hoạch cẩn thận và trải qua nhiều giai đoạn trung gian.
Các bên liên quan thường chỉ nhận được kết quả thông qua các báo cáo, thiếu thông tin hoặc thông tin không rõ ràng về sản phẩm phần mềm.
Thiếu minh bạch về lịch trình và ngày phát hành bị trì hoãn cũng có thể ảnh hưởng đến chất lượng dự án và sự hài lòng của khách hàng. Rất khó để các nhóm phát triển và khách hàng đưa ra phản hồi có ý nghĩa để tạo ra sản phẩm tốt nhất có thể.
Theo một nghiên cứu của Tiến sĩ Pavel (2020), 32% dự án thất bại do quản lý dự án kém. Ngoài ra, có thể kể đến như thiếu thông tin (21%), không rõ mục tiêu (18%), không quen với phạm vi và mức độ phức tạp của dự án (17%).
Từ những nghiên cứu trên, chúng ta có thể thấy được tầm quan trọng và sự cần thiết của vị trí quản lý dự án phần mềm.
Thực tế, vị trí quản lý dự án phần mềm cũng là một công việc được trả lương khá cao và cũng là mục tiêu của nhiều bạn trẻ lựa chọn ngành công nghệ thông tin.
Tổng hợp những kỹ năng quản lý dự án hiệu quả
Lãnh đạo
Khả năng lãnh đạo có vai trò vô cùng quan trọng đối với người quản lý và là yếu tố quyết định ảnh hưởng đến hiệu quả và sự tiến bộ của nhân viên.
Nhiều người vẫn lầm tưởng rằng lãnh đạo là một khả năng bẩm sinh. Nhưng nếu bạn học tập chăm chỉ, làm việc chăm chỉ và không ngừng cố gắng, bạn hoàn toàn có thể trở thành một nhà lãnh đạo tài ba.
Giao tiếp và Đàm phán
Giao tiếp và đàm phán là một trong những kỹ năng quản lý quyết định 70 – 80% thành công của một dự án. Kỹ năng giao tiếp giúp các bên liên quan trong dự án kết nối và hiểu được hướng đi của kế hoạch dựa trên những gì đã được phát triển.
Thêm vào đó, nếu bạn không thể nói rõ những gì nhân viên của bạn cần làm, bạn sẽ không trở thành một nhà lãnh đạo hiệu quả.
Ngoài ra, đàm phán là một kỹ năng luôn song hành với giao tiếp. Đàm phán đóng một vai trò quan trọng trong quá trình giao tiếp và đàm phán với khách hàng và nhà đầu tư,…
Một cuộc đàm phán thành công sẽ mang lại lợi ích tối đa cho cả khách hàng và các bên liên quan và nhân viên của công ty. bạn bè.
Kỹ năng lập lịch trình quản lý dự án
Để hoàn thành công việc đúng thời hạn, người quản lý dự án cần xây dựng một lịch trình làm việc khoa học và hợp lý.
Ngoài ra, một lịch trình hiệu quả sẽ giúp bạn xác định những nhiệm vụ nào nên được ưu tiên hoặc không nên thực hiện ngay lập tức. Nhờ đó, năng suất và hiệu quả công việc của bạn sẽ tăng lên.
Kỹ năng quản lý chi phí
Công việc đầu tiên khi bắt đầu thực hiện dự án là vạch ra kế hoạch, đặt mục tiêu, phân bổ nguồn lực… Từ đó, bạn sẽ lập bảng chi phí mà dự án sẽ cần duy trì.
Tuy nhiên, ngân sách nhiều hay ít không quan trọng bằng khoản chi tương ứng. Vì vậy, bạn cũng cần có kế hoạch chi tiêu hợp lý, không vượt quá ngân sách cho phép.
Kỹ năng quản lý rủi ro
Một nhà quản lý giỏi phải có tầm nhìn dài hạn và thấy trước được mọi tình huống sẽ xảy ra trong quá trình thực hiện dự án.
Ngoài ra, các nhà quản lý cũng cần xây dựng các phương án dự phòng cho những rủi ro mà dự án có thể gặp phải để kịp thời đưa tình hình vào tầm kiểm soát.
Khả năng quản lý công việc và phân công công việc
Quản lý công việc là một trong những kỹ năng quản lý dự án quan trọng nhất. Việc lập kế hoạch các nhiệm vụ cần phải theo một trình tự nhất định để đảm bảo đúng tiến độ của dự án.
Ngoài ra, các nhà quản lý dự án nên sử dụng các công cụ để phân phối công việc cho mọi người theo khả năng của nhóm và kiểm soát tiến độ.
Kỹ năng quản lý thời gian
Người lãnh đạo cần kiểm soát thời gian và tiến độ công việc của mọi người trong nhóm để đáp ứng thời hạn của dự án.
Bạn phải quyết định công việc nào nên làm trước, công việc nào quan trọng hơn và công việc nào ít quan trọng hơn, sau đó lập kế hoạch thời gian rõ ràng cho từng công việc.
Quản lý nhân sự
Sự thành công của dự án không chỉ phụ thuộc vào người quản lý, mà còn phụ thuộc vào nhóm thực hiện.
Vì vậy, sau khi một nhà quản lý nhận được một dự án, việc đầu tiên cần làm là thành lập một đội theo yêu cầu đã thiết lập, đồng thời định hình văn hóa và phong cách làm việc.
Tư duy phản biện
Tư duy phản biện là một kỹ năng mà mọi nhà quản lý, nhân viên và cá nhân trong một dự án cần phải có.
Tư duy phản biện giúp nâng cao chất lượng công việc, nhưng đôi khi có thể dẫn đến mất đoàn kết trong các đội. Vì vậy, một nhà quản lý giỏi cần biết cách dung hòa cái “tôi” của mình với quan điểm của các cá nhân trong tập thể.
Khả năng thích ứng
Khả năng phục hồi tốt sẽ chứng tỏ bạn là người có khả năng nắm bắt tình hình, lường trước được nhiều yếu tố có thể xảy ra, đoán trước được hậu quả.
Không chỉ vậy, việc luôn bình tĩnh đối mặt với mọi trở ngại và đưa ra quyết định dứt khoát để giải quyết các vấn đề nảy sinh sẽ thể hiện rõ kỹ năng quản lý dự án tuyệt vời của người phụ trách.
Sử dụng các công cụ phần mềm hỗ trợ quản lý dự án
Sử dụng phần mềm hỗ trợ quản lý dự án là cách thiết thực giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Trên thị trường hiện nay có rất nhiều ứng dụng hỗ trợ với nhiều ưu điểm vượt trội. Bạn nên suy nghĩ kỹ về việc lựa chọn phần mềm phù hợp.
Xem thêm: Phần mềm quản lý dự án tốt nhất
Đơn vị hỗ trợ phần mềm để quản lý dự án tốt hơn
Với những thông tin mà mình đã cung cấp cho bạn ở trên, chắc chắn bạn sẽ quan tâm đến phần mềm quản trị doanh nghiệp của mình vì những phần mềm này mang lại những lợi ích cho bạn.
Nói đến việc quản lý công việc hay điều hành doanh nghiệp của bạn một cách tốt nhất và nếu bạn đang tìm một đơn vị để làm phần mềm để hỗ trợ công việc kinh doanh của mình thì bạn có thể tham khảo Công ty Misa Amis.
Misa Amis là công ty chuyên cung cấp các giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp toàn diện được thiết kế để giúp doanh nghiệp thống nhất hoạt động, liên kết và đồng bộ hóa dữ liệu, tăng lợi nhuận, giảm chi phí quản trị và tăng năng suất trên một nền tảng duy nhất.
Với sự đổi mới công nghệ và đổi mới quản lý, Misa Amis là công ty về phần mềm và dịch vụ được sử dụng nhiều nhất trong và ngoài nước cho mọi loại hình kinh doanh: thương mại, sản xuất, xây dựng và dịch vụ.
Chi tiết liên hệ Misa Amis:
- Địa chỉ:Tòa nhà Technosoft – Ngõ 15 Duy Tân, Quận Cầu giấy, Hà Nội
- Số điện thoại: 024 3795 9595
- Website: https://www.misa.vn/
Như vậy, mình đã cung cấp cho bạn 10+ kỹ năng quản lý dự án hiệu quả, hy vọng bạn có thể trau dồi thêm những năng còn thiếu và học hỏi thêm những kỹ năng mới để có quản lý dự án, quản trị doanh nghiệp một cách tốt nhất nhé.